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Tips
En este espacio encontraras unos consejos que te ayudaran a familiarizarte con nuestra herramienta mientras que aprendes a manejarla a la perfección.
Carga de archivos: Todos los archivos a subir en una misma fuente deben tener el mismo formato.
Preparar fuentes: Al cargar fuentes se debe realizar el casteo para asegurar que tipos de datos de cada columna son los que necesitamos.
Alarmas: La creación de una fuente siempre generara una alarma asociada a la misma.
Excel a .CSV: Desde el archivo en Excel:
Paso1. Toca en Archivo > guardar como > examinar y selecciona la ruta donde quieres guardar tu archivo. En tipo seleccionas: CSV UTF-8
Paso 2. haz clic en guardar, y ya el archivo queda como .csv
Paso 3. Una vez los archivos ya tengan el formato .csv ábrelos con el bloc de notas para verificar que la información esté correcta:
- Haz clic derecho sobre el archivo, se debería abrir un cuadro de opciones
- Haz Clic en abrir con > bloc de notas
- En este bloc de notas es donde realmente puedes ver como se está subiendo la información; siendo asó, según como esté acá así mismo estará en Simetrik:
Tip: Para confirmar cómo cargaste los registros de un archivo a Simetrik, puedes cambiar el formato a “texto” para ver el dato original. Al verificar como están cargados los registros, puedes identificar de qué manera lo debes castear según el formato deseado; o si es el caso, si debes hacer alguna columna de transformación.
Ejemplos:
- Valores
- Fechas con diferentes formatos (Se debe hacer columna de transformación para unificarla en 1 solo formato)
-
CASTEO Números: Para el casteo a números, primero debes pasarlo a texto (aquí miras como llegó la información a Simetrik). Cuando esté en texto, si deseas castearlo a número, es importante que te fijes como viene su formato originalmente; es decir, si tiene separador de miles como es este (coma o punto), si tiene separador de decimales (coma o punto) o en su defecto si el registro en alguno de estos campos no tiene separador pondrías “ninguno”. Seleccionas las tres barras de abajo para ampliar la vista:
Revisas en que formato está y como lo quieres visualizar. En este ejemplo para Miles no tiene ninguno, y los decimales están separados por punto. Lo quiero visualizar con separador de miles en “coma” y de decimales en “punto”
Resultado:
Preparar fuentes: Si no cambias el nombre de la conciliación te quedará nombrado con la fecha y hora de creación y será más difícil identificarla posteriormente, te recomendamos agregarle un nombre reconocible a tu conciliación para poderla identificar más fácilmente.
Configurar cruce: Hasta que no prepares las columnas el sistema no habilitará el botón de "Configurar cruce".
Alarmas: La creación de una conciliación siempre genera una alarma asociada a la misma.
Configurar reglas
- Se recomienda que en las barridas de conciliación, principalmente en la primer barrida, siempre exista una llave muy fuerte, esta normalmente es un identificador único de transacción.
- Puedo tener cuántas barridas y reglas de conciliación dentro de cada barrida quiera. Entre más reglas mejor.
- Siempre se deben configurar las barridas de conciliación mas fuertes desde la primera hacía abajo. Ejemplo: Barrida 1: Mayor número de llaves sin tolerancias. Barrida 2: Mismo número de llaves que barrida 1 pero con tolerancias. Barrida 3: Una regla menos sin tolerancias Y así sucesivamente.
- El orden de las reglas de conciliación dentro de una barrida no afecta el resultado, pero el orden de las barridas sí es importante
- Las reglas o llaves de cruce funcionan dentro cada barrida como un "Y".
- Para que las reglas funcionen correctamente es importante que alinees los tipo de dato de las columnas que se comparan
- Columna de duplicados: Con el objetivo de evitar duplicados en tu conciliación deberías generar una columna de uniqueness que incluya las llaves de cada barrida
Preparar columnas: Si no tienen un campo de monto en las fuentes que hacen parte de una conciliación es importante que sepan que se puede seleccionar cualquier campo numérico.
Porcentaje de conciliación: Las transacciones conciliadas de ambas fuentes deberían coincidir, sino es así, es porque tienes duplicados. Esto no necesariamente es malo, pero si recomendamos revisarlo.
Confirmación de conciliación: Cuando se realiza algún cambio en una conciliación ya confirmada, esos cambios se aplicaran únicamente a las partidas que se encuentren en estado "no conciliado"
Grupos conciliables
- Al agregar un grupo conciliable las llaves de cruce se borran y se deben configurar de nuevo
- Si borras un grupo conciliable, las conciliaciones que hayas creado a partir de este grupo conciliable se borrarán igualmente.
Porcentaje de conciliación: Las transacciones conciliadas de ambas fuentes deberían coincidir, sino es así, es porque tienes duplicados. Esto no necesariamente es malo, pero si recomendamos revisarlo.
Última actualización 9mo ago